オンライン秘書の利用を検討しているものの「実際に依頼してデメリットはないのだろうか」と気になっている方は多いのではないでしょうか。
人手不足や業務効率化の手段として注目されているオンライン秘書ですが、その一方で「品質に差があるのでは」「コストに見合うのか」といった不安から、導入に踏み出せない企業も少なくありません。
この記事では、オンライン秘書の導入で起こりうるデメリットとその対策方法について、わかりやすくご紹介します。
これから利用を検討する方や、導入後の不安を解消したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
オンライン秘書とは
オンライン秘書とは、オンライン上で企業の業務をサポートするサービスです。
社内で人材を採用するのではなく、必要な業務だけを切り出して依頼できる点が大きな魅力といえます。
雇用契約ではなく業務委託という形で利用できるため、採用にかかる手間やコストを抑えながら、業務の効率化を進められるでしょう。
オンライン秘書に依頼できる業務
オンライン秘書に依頼できる業務には、以下のようなものがあります。
・スケジュール管理
・メール対応
・資料作成
・データ入力
・経理補助
・採用に関する事務作業
・SNS運用
・Webサイトの更新
・リサーチ業務
・営業支援
上記はオンライン秘書の仕事の一部分です。サービスによって対応範囲は異なりますが、バックオフィス業務を中心に幅広く依頼できます。
社内の人手が足りない部分を、必要な分だけ補ってもらえるというイメージが分かりやすいでしょう。
オンライン秘書が向いている企業・向いていない企業
オンライン秘書は便利なサービスですが、すべての企業に同じように適しているわけではありません。自社の業務スタイルと相性が良いかどうかを、事前に確認しておくことが大切です。
オンライン秘書が向いている企業
以下のような特徴を持つ企業には、オンライン秘書の利用が向いています。
バックオフィス業務の負担が大きい企業
事務作業やデータ入力、スケジュール調整などに多くの時間を取られている場合、その一部を切り出してオンライン秘書に依頼すると、本来注力したい業務に時間を充てやすくなります。
少人数で運営している企業
限られたメンバーで複数の役割を兼任している企業にオンライン秘書はおすすめです。対応が後回しになりがちな業務をサポートしてもらうことで、業務全体の負担を分散しやすくなります。
採用にかかるコストを抑えたい企業
オンライン秘書は、求人広告費や採用活動にかかる時間・コストをかけずに必要な業務だけを依頼可能です。そのため、人材確保にかかる負担を軽減しやすくなります。
業務効率化を進めたい企業
業務の一部を任せることで、社内のリソースをより重要な業務に集中させやすくなります。その結果、全体の効率化につながるでしょう。
自社の状況と照らし合わせながら、活用イメージを持ってみてください。
オンライン秘書が向いていない企業
以下のような特徴を持つ企業には、オンライン秘書の利用が向いていない場合があります。
対面でのやり取りが中心となる業務が多い企業
商談や打ち合わせを直接顔を合わせて行うことが多い場合、オンラインでのサポートだけでは対応が難しい場面があるでしょう。
現地での対応が欠かせない業務が多い企業
書類の受け渡しや備品の管理、来客対応など、その場にいることが前提となる業務は、基本的にオンライン秘書では対応できません。
業務フローがまだ整理されていない企業
依頼する業務の範囲や手順が固まっていない状態では、オンライン秘書側も対応の方向性をつかみにくく、思うような成果につながりにくいケースがあります。
常駐スタッフを必要としている企業
社内のルールや雰囲気を把握しながら柔軟に動いてもらいたい、急な対応をその場でお願いしたいといったニーズが強い場合は、常駐スタッフのほうが適しているでしょう。
こうした業務スタイルに当てはまる企業は、まず社員採用や業務フローの見直しから着手するほうがスムーズなケースもあります。
オンライン秘書と社員採用｜自社に向いているのは？
新たに人材を採用する際、正社員として迎え入れるべきか、オンライン秘書を活用すべきか、迷う方も多いのではないでしょうか。
オンライン秘書と社員採用には、雇用形態やコスト、業務の柔軟性など、さまざまな面で違いがあります。
どちらが自社に合っているかを判断するには、現在抱えている課題や業務内容を整理したうえで、それぞれの特徴を比較することが大切です。
以下に、主な違いをまとめました。
《オンライン秘書と社員採用の違い》
| 比較項目 | オンライン秘書 | 社員採用 |
| 雇用形態 | 業務委託 | 直接雇用 |
| 採用までの期間 | 比較的短期間で利用開始できる | 求人募集から採用まで時間がかかる |
| 採用コスト | 採用コストを軽減しやすい | 求人広告費や採用活動費が発生する |
| 人件費 | 利用した分だけ支払うケースが多い | 給与・賞与・社会保険料が発生する |
| 業務量への対応 | 必要なときだけ依頼しやすい | 業務量が減っても固定費が発生する |
| 専門スキルの活用 | 経理・採用・Web運用など専門人材を利用できる | 必要なスキルを持つ人材の採用が必要 |
| 教育コスト | 比較的少ない | 研修や育成が必要 |
| 社内ノウハウの蓄積 | 蓄積しにくい場合がある | 社内にノウハウを蓄積しやすい |
| 現地対応 | 原則不可 | 対応可能 |
| 長期的な組織づくり | 不向き | 向いている |
オンライン秘書導入のデメリット
オンライン秘書には多くのメリットがある一方で、導入前に知っておきたいデメリットも存在します。
ここでは、注意が必要な点についてみていきましょう。
担当者によってスキルや品質に差がある
オンライン秘書は、担当者ごとに経験や得意分野が異なります。
そのため、専門性が求められる業務については、希望どおりに対応してもらえないケースもあるでしょう。
「依頼したのに思っていた成果と違った」ということを避けるためにも、依頼前にどのような実績やスキルを持っているかを確認しておくことが大切です。
コミュニケーションに工夫が必要
オンライン秘書とのやり取りは、基本的にチャットやメール、オンライン会議などを通じて行われます。
対面でのやり取りができないぶん、認識のズレが生じやすい面もあるかもしれません。
そのため、依頼する内容はできるだけ具体的に伝えること、そして定期的に状況を共有する機会を設けることが、スムーズな連携につながります。
オフライン業務には対応できない
オンライン秘書は、その名前のとおりオンラインでの業務を前提としたサービスです。
そのため、来客対応や現地での書類管理、対面での営業活動など、物理的な作業を依頼することはできません。
社内にオフライン業務が多く残っている場合は、オンライン秘書だけでカバーしきれない部分があることを理解しておく必要があります。
コストに見合わない場合がある
依頼する業務量が少ない場合、費用対効果が下がってしまうこともあります。
また、社内の業務整理が進んでいない状態で依頼すると、必要のない作業まで依頼してしまい、無駄なコストにつながることもあるでしょう。
「思っていたほど効果を感じられない」という事態を避けるためにも、料金体系や対応範囲を事前にしっかり確認しておくことをおすすめします。
情報漏えいのリスクがある
業務を依頼する際には、顧客情報や社内データなど、機密性の高い情報を共有する場面も出てきます。
そのため、情報の取り扱いに関するルールや管理体制が整っているかどうかは、慎重に確認しておきたいポイントです。
秘密保持契約（NDA）の締結が可能か、セキュリティ体制がどのように整備されているかを、契約前に確認しておきましょう。
業務ノウハウが社内に蓄積しにくい
オンライン秘書に業務を依頼する以上、ある程度は業務を外部に依存する形になります。
担当者が変更になった際には引き継ぎの手間が発生しますし、社内にマニュアルが整備されていないと、対応がスムーズに進まないこともあるでしょう。
長期的に活用していくためには、業務内容を定期的に共有し、簡単なマニュアルを整えておくと安心です。
オンライン秘書のデメリットをメリットに変える方法
ここまで紹介したデメリットは、事前の準備と工夫で多くを回避できます。オンライン秘書を導入する前に、押さえておきたいポイントを確認しましょう。
依頼する業務を明確にする
まずは、社内のどの業務を依頼したいのかを整理してみましょう。
定型的な業務を洗い出し、優先順位を整理したうえで依頼する業務範囲を明文化しておくと、依頼後のミスマッチを防ぎやすくなります。
実績や得意分野を事前に確認する
依頼を検討しているオンライン秘書サービスについて、これまでの対応実績や得意分野を確認しておきましょう。自社が依頼したい業務との相性をあらかじめ把握できると、安心して依頼しやすくなります。
小規模な業務からスタートする
最初から大きな業務を任せるのではなく、まずはスポット的な業務から試してみるのもひとつの方法です。
少しずつ依頼範囲を広げながら、相性や品質を確認していくと、無理なく導入を進められます。
セキュリティ体制を確認する
秘密保持契約の有無や、情報管理の体制、利用しているツールの安全性についても、事前に確認しておきましょう。安心して情報を共有できる環境が整っているかどうかは、長期的な利用を見据えるうえで欠かせないポイントです。
無料相談を活用する
多くのオンライン秘書サービスでは、無料相談を実施しています。
現在抱えている課題を整理したうえで相談すれば、対応可能な業務・スキルレベル・コミュニケーションの取りやすさなどを事前に確認できるため、おすすめです。
導入を迷っている場合は、まず無料相談で具体的な不安を話してみましょう。
アレリスグロウならオンライン秘書導入前の不安を解消できる
オンライン秘書の導入を検討する中で、「自社に合うかどうか分からない」「依頼内容をうまく整理できない」と感じる方も多いのではないでしょうか。アレリスグロウでは、こうした導入前の不安に寄り添ったサポートをご用意しています。
無料相談で課題や依頼内容を整理できる
まずは無料相談で、現状抱えている課題をじっくりヒアリングいたします。
そのうえで依頼可能な業務をご提案。導入後にどのような変化が期待できるかを一緒に考えます。
スキルや対応範囲を確認してから依頼できる
事前に対応可能な業務や、必要なスキルの有無を確認できるため「依頼してみたら対応してもらえなかった」というミスマッチを防ぎやすくなります。
相性やコミュニケーション面を事前に確認できる
相談の段階でのやり取りを通じて、コミュニケーションの取りやすさや相性を確認できるのも安心材料のひとつです。継続的に依頼していくうえで、この部分は意外と重要なポイントといえるでしょう。
必要な業務だけ依頼できるため無駄なコストを抑えられる
依頼する業務の範囲を必要な分だけに絞れるため、無駄なコストをかけずに人件費の最適化につなげられます。
オンライン秘書のデメリットを理解して自社に合った活用を
オンライン秘書には、担当者ごとの品質の差・コミュニケーション面・セキュリティ面など、いくつかのデメリットがあります。
しかし、事前の準備やサービス選びを工夫することで、その多くは回避できるものばかりです。
特に、依頼内容の明確化やスキル・相性の確認は、導入後の満足度を大きく左右する重要なポイントといえるでしょう。
まずは無料相談を活用し、自社に合った活用方法を一緒に確認してみてはいかがでしょうか。
オンライン秘書の導入についてお考えの方はぜひ、アレリスグロウにご相談ください。
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